Ferramentas indispensáveis para ser mais produtivo

outubro 27, 2017
Tempo de leitura: 6 minutos

A tecnologia e principalmente a internet mudaram totalmente o modo como qualquer tipo de negócio funciona, e uso  diariamente 6 ferramentas indispensáveis para ser mais produtivo.

Existem softwares, apps e sites que facilitam muito a nossa vida, e ser mais produtivo tem um significado importante para mim que é ter mais tempo fora do trabalho.

Sobre as ferramentas, existem outras, claro, mas vou apresentar as que entendo não podem faltar pois além de facilitar a administração e marketing de uma pequena empresa, vão otimizar o tempo, que sempre é pouco, para realizar de forma simples as principais tarefas.

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Vamos para a lista:

Todoist

No dia a dia são muitas e muitas tarefas para ser executadas, e se assim como eu você precisa lidar com muitas pessoas ao mesmo tempo, bem, esquecer algo não é incomum.

Tentei várias ferramentas, tabelas do Excel com checkbox, utilizar apps no smartphone, o calendário do Google, muitos mesmo.

Então encontrei o Todoist, é muito simples de usar. Cadastrar tarefas separar por projeto (ou clientes, faço dessa forma).

Cada projeto pode ter subprojetos, que podem também ter subprojetos. É ótimo, fica tudo organizado por horários, lembretes por e-mail, no navegador e smartphone (caso instale o app).

E o melhor, a versão grátis tem muitos recursos, e sinceramente, caso não precise gerenciar uma equipe é dispensável a versão paga. A não ser que queira integrar com outros serviços, cadastrar tarefas por e-mail, comentar as tarefas e incluir anexos.

Uso na MDGA para lembrar de tudo, cadastrar os trabalhos que são recorrentes, e essa é uma das partes que mais gosto, dá pra fazer algo assim: “fazer tal coisa todo dia útil às 10:00” e pronto, as tarefas são criadas para a semana toda nesse horário.

Acesse aqui o Todoist

Quickbooks Zero Paper

O básico de qualquer negócio é gerar lucro. Ganhar mais do que se gasta. O Quickbooks, que funciona tanto no desktop como em um aplicativo, ajuda a controlar despesas e recebimentos.

Utilizo a versão gratuita e ela já me serve muito bem. Ideal para fazer os lançamentos de recebimentos e pagamentos, tudo é categorizado e gera relatórios a partir disso.

A versão paga custa R$19,90 e é possível integrar com uma conta bancária e gerar até boletos. Mas a opção free já disponibiliza muitos recursos, como gerar recibos, cadastrar pagamentos recorrentes, parcelados, etc.

Há uma série de notificações para não esquecer de fazer pagamentos ou deixar de receber de clientes. Os gráficos são excelentes, além de poder utilizar de qualquer lugar que tenha internet.

Acesse aqui o Quickbooks Zero Paper.

 Trello

É uma ferramenta excelente para organização de tarefas. Funciona arrastando e soltando quadros, ou cards como a ferramenta chama.

Por exemplo, se há uma série de tarefas para fazer dá para criar cards para cada atividade e ir colocando em colunas como: A fazer, executando, finalizado.

Fica tudo muito visual o que contribui para saber exatamente como cada etapa do seu trabalho está. Se seu negócio não lida com muitas pessoas ou tarefas pode parecer desnecessário, mas se o seu caso é de muitas tarefas e trabalho em equipe o Trello e ferramentas semelhantes são indispensáveis.

Acesse aqui o Trello.

Dropbox e Google Drive

O compartilhamento de arquivos é uma realidade. Além de ser seguro manter um arquivo salvo em seu computador e na nuvem.

Além disso, imagine que precisa enviar um arquivo grande. Serviços de e-mail como o Gmail permitem anexos de até 25mb, ao colocar no Dropbox ou Google Drive basta enviar um link para quem precisa receber o arquivo, ela faz o download e pronto.

A nuvem em muitos casos substitui a necessidade de uma rede interna para compartilhamento de arquivos, e é muito útil quando o trabalho é remoto.

Aqui na MDGA, quando o trabalho é em equipe ou precisamos enviar muitos arquivos tudo é feito pelo Google Drive, cada cliente tem a sua pasta e os compartilhamentos são por lá.

Ainda de gerar um backup de todos os arquivos, o que é essencial hoje!

Acesse aqui o Dropbox e Google Drive

Mlabs

Essa é a única ferramenta que não é gratuita. Mas ela é bem em conta e extremamente útil para a estratégia de redes sociais do seu negócio.

Toda empresa utiliza o Facebook e o Instagram. No segundo não é possível fazer agendamento de postagens, o Mlabs permite isso, de uma vez agendar todos os posts para as redes sociais que utiliza.

Além de centralizar tudo em um local, ele permite acompanhar concorrentes e gerar relatórios valiosos com os melhores dias e horários para cada rede social que sua empresa utiliza.

Nosso trabalho para mídias sociais é feito através do Mlabs.

Acesse aqui o Mlbas.

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NitroNews

Bem, se sua empresa tem cadastro de clientes há a possibilidade de captar e-mails. Claro, deixe claro que serão enviados e-mails com promoções e notícias. NUNCA compre lista de e-mails.

O NitroNews é uma ferramenta brasileira para fazer envios, até 5 mil é de graça. Então vamos supor que você tem 1 mil e-mails, poderá fazer 5 envios por mês.

A ferramenta conta com diversos tutoriais e é bem intuitiva, não é preciso saber programar, HTML ou CSS para criar os e-mails, desde que seja algo mais simples.

Pode parecer ultrapassado, mas o e-mail marketing ainda é uma das principais ferramentas de vendas na internet, ou você acha que essas grandes lojas enchem você de e-mail atoa?

Acesse aqui o NitroNews.

Bônus: Google Forms

Faça pesquisas! Como saber o que seus clientes pensam sobre sua empresa ou produtos se não pergunta para eles?

Então, aproveite essa ferramenta do Google, crie a pesquisa e envie por email, pelo Messenger do Facebook. Não importa, as informações obtidas serão extremamente valiosas.

Informação é poder, e a opinião e reação do seu público-alvo não dá para achar por aí na internet. É preciso perguntar, analisar e criar soluções de lá.

Acesse aqui o Google Form.

Por que acho essas ferramentas indispensáveis para ser mais produtivo?

Aqui na MDGA funciona muito bem, cada uma tem a suas peculiaridades, mas ajudam a ser mais rápido no trabalho sem perder a qualidade do serviço.

São muitos clientes e contas redes sociais para administrar, então centralizar as tarefas é uma forma de ter uma visão rápida sobre tudo o que está acontecendo e precisa ser feito.

E como todas elas funcionam na nuvem dá para acessar de qualquer lugar e dispositivo.

Além disso, conseguir trabalhar de forma mais produtiva e focada durante as 8 horas (ou 6 dependendo da sua jornada) evita ter que passar do horário. Trabalhar é bom, mas o descanso e se desligar disso tudo é necessário.

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